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上海匯龍園陵園有限公司，是東海總公司與上海市民政局殯葬服務中心共同投資建設的一座具有海派風格、五行文化的景觀型陵園，座落于浦東國際機場南端，交通十分便利。自2007年開業以來，憑借著超前的經營理念、先進的營銷策略和一流的服務水準，匯龍園墓穴銷售收入直線上升，平均每年以超過50%的速度遞增。
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經營業務的快速擴大，對匯龍園各項管理提出了新的更高要求。如何結合實際，積極推進“制度加科技”，有效運用電子信息技術加強內部管控，堵塞管理上的漏洞，避免企業經營風險，這是匯龍園經營團隊2010年以來重點突破的一項工作。
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墓穴銷售是匯龍園主要的經營業務，也是管理的關鍵環節。業務接待人員每天既要頻繁接觸客戶，又要結算每一筆資金，容不得出現絲毫馬虎和差錯。隨著現代公墓行業的發展和計算機信息技術的廣泛運用，開發適用性強、又符合內部管控要求的“公墓銷售管理系統”刻不容緩，勢在必行。根據殯葬服務行業管理特點，匯龍園十分明確地將銷售服務過程中的信息管理作為加強內部管控的切入點。
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在“制度加科技”理念的驅動下，2010年匯龍園與軟件公司形成合作開發意向，開始了管理軟件開發工作。圍繞嚴格規范墓穴銷售業務流程，確保整個業務過程流暢、連貫、準確、高效，他們對銷售業務流程進行了認真梳理，在此基礎上將整個信息管理軟件分成10個模塊：墓區管理、銷售管理、碑文管理、用車管理、財務管理、報表管理、倉儲管理、檔案管理、辦公管理、系統管理。在銷售信息管理平臺上，固化了墓穴銷售業務流程：購墓咨詢—選擇墓區墓型—簽訂合同—支付款項—售后服務—預約落葬—竣工驗收—墓碑制作等8個流程。
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今年3月份正式上線運行的匯龍園公墓銷售信息管理系統主要顯現了五大功能：一是墓區管理電子信息化，信息平臺上建立的直觀式的墓區視圖與現場形態基本一致，有利于業務接待工作人員對客戶進行墓區平面圖詳細介紹，操作的直觀性更強；二是收費結算網上智能化，實現網上一墓一價的操作，避免收費項目的漏算、誤算和差錯；三是業務操作同一界面化，所有業務接待工作人員必須在網上同一界面完成單筆業務的全部信息錄入；四是操作過程痕跡清晰化，接待客戶單筆業務多次辦理后，電腦全程記錄操作痕跡，不經過行政主要領導批準，任何業務人員無法消除在網上留下的痕跡；五是銷售業務單據鎖匙化，每項墓穴銷售業務僅限于當天操作，6小時后電腦自行鎖定，解鎖需權限準許，痕跡被完全記錄。
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電子信息技術的成功運用，對促進匯龍園內部管控體現了六個方面的作用：一是提升了傳統的銷售業務操作方式和管理模式，降低了手工操作強度，降低了人工成本，提高了工作效率，業務準確性得到顯著提高；二是強化了內部管控力度，對業務接待人員操作實施網上實時監控，杜絕了業務操作流程中由于人為因素造成的干擾和失誤；三是信息管理系統提供了強大的數據匯總分析平臺，根據錄入的各種信息數據，計算機可以準確、快速地自動生成各類平面、圖形、報表，供經營層分析研判；四是通過計算機系統可以使業務信息資料得到長期保存，確保了客戶信息和業務數據的安全性、可靠性和準確性；五是保護各類數據、信息的安全可靠，系統進行了嚴格的訪問權限控制，操作者只能進行與權限相對應的功能使用，同時可以對每臺客戶端機器進行IP鎖定，限制客戶端機器以外的電腦登陸，提高了訪問的安全性，而且任何人無法直接從前臺界面進行復制，避免了數據被泄露的可能；六是信息管理系統成為決策層、經營層進行決策和管理的有效工具，決策者可以隨時掌握企業運營中各個環節的信息，為決策提供及時、準確的依據，經營管理者利用各種信息，進一步加強業務流程的控制，提升管理水平。 （奚建新）
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